2022年12月16日 星期五

回顧我們的工作與生活成果

年底通常會安排許多方案/計畫的執行會報,主管都會提醒工作團隊除了將工作完成之外,還要在意及評估所執行事工的實質果效,是否發揮了預期的影響力,希望我們所執行的每一項業務,都能夠做明確的評估,以便了解是否有達到預期的成效。

主管們的提醒確實很重要,平常我們都很投入在工作的執行上,比較容易忽略成效或影響力的評估。有一個簡單的FABE行銷概念認為若業務或服務要能夠推動,我們必須清楚講出我們業務或服務的特色(Feature)、優點(Advantage)、實質好處(Benefit)和具體證明(Evidence)。如果我們沒有評估事工的成果和影響力,就比較難具體展現我們的FABE。

要落實做好成果評估,我們必須在擬訂業務計畫時就定好明確的預期成果以及衡量指標,並納入執行過程中,這樣當我們執行告一段落時,便同時有資料可以做成果評估。

著名的管理學者彼得.杜拉克曾經提出每一個機構或工作團隊必須思考的六大關鍵問題,其中就包括預設成果和評估實際結果。

一、我們的使命是什麼?What is our mission?

二、在此使命下,誰是我們的顧客(服務對象)?Who is our customer?

三、顧客重視什麼?有甚麼需求或問題?What does the customer value?

四、為滿足顧客的需求,我們預期的工作成果是什麼?What are our results?

五、我們要用甚麼計畫去達成預期的成果?What is our plan?

六、執行之後,我們實際的成果有多好?How good are our outcomes?

彼得.杜拉克也曾提到15、16世紀兩大最有影響力的宗教團體—加爾文教派和天主教耶穌會,其共同點是他們的神職人員如果要做某項重要工作,必須在事前寫下他所預期的後果。九個月之後,他會將實際結果和他所預期的,做一番比較。很快地,他就可以看出哪一部分做得好,以及長處在哪兒?同時,也可以看出他還需要學習什麼、哪些習慣必須改變。

這些概念和方法不僅適用於團隊計畫或任務上,也可以運用於個人的工作和生活層面。杜拉克教授年輕時在報社工作,有一位總編輯每半年會帶他們花一個週六下午和一整個星期日的時間,進行半年的工作檢討,並討論接下來的六個月要做些什麼。總編輯總是由他們表現優異的工作開始檢討。然後,討論他們曾經試著盡力做好的事。接著,再檢視何事不夠盡力。最後,他會嚴厲地指出錯誤,或未做到的事。會議的最後兩個小時,則用來計畫接下來六個月的工作應集中注意力於哪些事?應該改善哪些事情?什麼事是他們應該學習的?會議完畢後,每個成員都要在一週內交給總編輯一份自己接下來六個月的工作和學習計畫(節錄自《杜拉克看亞洲》第143-159頁。杜拉克著,鄧嘉玲譯,天下文化出版)

在歲末年初之際,我們也可以用以下的問題回顧檢討一年來的工作和生活,並訂定明年的學習與工作計畫。

•過去這段時間,我的主要任務是什麼?

•我有哪些任務做得不錯?

•有哪些任務做得不夠好,或應該做得更好?

•有哪些任務應該做卻沒有做?

•未來的這一段時間,我的主要任務是什麼?


「把所籌畫的事交託上主,你就能夠成功。」(箴言16:3)

2022.12.12

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